仕事のメールは 3 行というルール

仕事のメールでは, 結論を最初の段落に 3 行以内に書くように 注意している

最近, 会社でメールの量が, 送信・受信ともに増えていて, メールに 対応する時間が増加している. そんな問題意識を持ちつつ, 電車の待ち時間に 立ち読みした本に, メールは 3 行でというようなことが書いてあった. それを 自分なりに解釈して, 少なくとも自分がメールを書く時間と, 相手がメールを 読む時間を短くするために, 結論を最初の段落に 3 行以内に書き, 補足を それ以降に書いていくスタイルを取るようにしている

この書き方だと, 場合によっては愛想が無く, 冷たい印象になるときも ある. でも丁寧に書くあまり, 結論がぼやけてしまい, 言いたいことが伝わらない よりは良いと, 割り切っている

そうは言っても言いづらいことを書いたり, 相手の地位がとても高いときは, いきなり結論を書くと相手の気分を害する恐れもあるので, もし私から 受け取った仕事メールの冒頭に結論が無い場合は, 私に迷いがあると思って 許してください :-)