資料の作り方

ちょっと前になるが, /.-j の トヨタ、パワーポイントとカラーコピー(プリント)を自粛 という話の中で, トヨタでは資料は 1 枚にまとめられる ということが書かれていた. 複数枚に分かれていると前後の論理構造が分かりにくいが, 1 枚にまとめると全体を俯瞰できて論理構造がよく分かる (逆に言うと 1 枚の中で論理構造を明確にすることが要求される) ということだそうだ

1 つの情報に関して複数の会議で報告したり, 以前に作った複数の資料を 1 つにまとめたりすることがよくある (よくあっていいのか?) が, PowerPoint で作った資料の使い回しがきかないことが多い. これは, PowerPoint で作った 1 枚 1 枚の資料が, 単独では何を言っているのか分からないからだと思う. 起承転結が複数のページに分かれているから, 使い回すときは再編集が必要なのだろう. そう考えるようになってから, 例えば主に実験の結果を示したいページであっても, 最低限の実験条件や結論などを入れるようにしている. そうすることで, そのページだけを抜き出しても何を言っているか分かるようになる (と期待したい)

資料を作る前に, 「何を言いたいのか」を論理構造を明確にして書き出してみる, という準備も必要. 資料を作り出すと, 往々にして木を見て森を見ずの状態になり, 全体として何を言いたかったんだっけか? ということになりやすいから